Via Odoardo Beccari, 117/A – Roma
+39 06 5743634
info@balestrasrl.com

Servizi congressuali

Servizi precongressuali

  • Studio grafico e reparto tipografico

I nostri collaboratori elaborano uno studio grafico personalizzato per l’evento da organizzare e realizzano tutto il materiale tipografico necessario: programmi, schede di adesione, attestati di partecipazione, inviti e locandine. Le tipografie con le quali collaboriamo possiamo citare: la Casa editrice Istituto Colombo e la Rotoform, con le quali abbiamo ideato graficamente e stampato 5.000 copie per libri di Atti per congressi Ortopedici.

  • Budget e assistenza amministrativa

Supportiamo il cliente nella gestione amministrativa e gli sottoponiamo il budget necessario alla realizzazione del congresso; curiamo la parte amministrativa di fatturazione con i fornitori e con i partecipanti al congresso.

Ricerca e scelta della sede

Siamo in grado di proporvi un’ampia scelta di sedi adatte ad ospitare il congresso: dallalbergo di grande recettività alla villa prestigiosa, dalla sede esotica ai migliori palazzi dei congressi nelle principali località europee.

Mailing list: compilazione e gestione

Curiamo la compilazione della mailing list su data base, prepariamo tutto il materiale del convegno e lo spediamo tramite e-mail. Abbiamo inviato a tutti i soci Siot , informazioni e programmi per tutti i congressi patrocinati.

Gestione dei contatti

I contatti con Autorità ed Enti pubblici, fornitori, sponsor, stampa e relatori sono curati con competenza dalla nostra organizzazione, lasciando a voi unicamente laspetto scientifico dellevento.

Fornitura e personalizzazione materiale per congressi

Forniamo e personalizziamo con il logo dell’evento tutto il materiale necessario per il congresso: kit congressuali, cadeau per i relatori, gadget, etc.

Segreteria precongressuale

Registrazione delle adesioni dei partecipanti anche via e-mail, pubblicizzazione dellevento attraverso l’inserimento in un sito web dedicato ai congressi, evasione della corrispondenza nelle varie lingue.

Servizi congressuali

  • Allestimento della sede

Curiamo l’allestimento della sede prescelta predisponendo le decorazioni, la sistemazione delle sale congressi e le zone per gli spazi espositivi.

  • Segreteria congressuale

Durante il congresso sono attivi i servizi di reception, information office, assistenza ospiti e relatori, back office; ci occupiamo inoltre della consegna degli attestati.

  • Segreteria ECM

Inserimento e sviluppo della registrazione dell’evento nel programma ECM. Organizzazione dell’evento formativo: realizzazione stampati e loro diffusione, consegna e verifica dei questionari; contatti con relatori; attrezzature tecniche; personale di assistenza; rilascio dell’attestato di frequenza con la certificazione dei crediti attribuiti.

  • Catering 

Organizziamo coffee break, lunch e gala dinner su misura per le vostre esigenze: dalla cena in costume al cocktail di benvenuto, dal brunch veloce alla cena nella villa prestigiosa. Ci avvaliamo di clienti come Palombini.

  • Noleggio impianti 

Noleggiamo impianti di traduzione simultanea a raggi infrarossi, impianti audiovisivi, conference system ed apparecchiature informatiche.

  • Programmi sociali 

Ci sono mille modi per rendere unico il vostro convegno:visite guidate in particolari siti archeologici, degustazione di prodotti tipici, wine tasting, un torneo di golf, una serata a tema, una sfilata di moda, un torneo di bridge.

  • Hostess 

Le nostre hostess hanno tutte una comprovata esperienza di ricevimento partecipanti, di reception, di assistenza slide, di segreteria, di assistenza in sala; sono tutte almeno bilingue e operano indistintamente in italiano o in lingua straniera.

  • Gestione logistica

Curiamo la gestione e la prenotazione alberghiera; ci occupiamo di semplificare e snellire tutte le pratiche di registrazione dei vostri ospiti. Organizziamo i viaggi e i trasferimenti dei partecipanti. Il nostro personale è sempre presente in tutti i punti dincontro: aeroporto, stazione ferroviaria, sede del convegno per esplicare le funzioni di ospitalità, accoglienza e assistenza del cliente.

  • Servizi Tecnici e Audio visivi 

Disponiamo di ogni tecnologia innovativa per realizzare soluzioni audiovisive ed informatiche per ogni esigenza specifica, avvalendoci di qualificati tecnici specializzati. Impianti video e audio, apparecchiature informatiche allavanguardia. Noleggi e Allestimenti particolari, Impianti Simultanea, Centro Slides, Impianti di Amplificazione, Registrazioni Video, Registrazioni Audio, Lavagne Luminose, Servizi Fotografici

  • Servizi di supporto 

Forniamo servizi logistici di supporto come parcheggi riservati, impianti telefonici temporanei, servizi di vigilanza diurna e notturna e di rent-a-car.

  • Gestione stampa 

Curiamo la gestione dei rapporti con la stampa, organizziamo conferenze stampa e redigiamo comunicati.

  • Interpreti

Ci avvaliamo di interpreti diplomate alla Scuola Superiore per Interpreti e Traduttori e/o madrelingua per tutte le lingue europee ed orientali, con una comprovata esperienza nel campo della traduzione consecutiva, simultanea, chuchotage e di trattativa

– Simultaneo 

In occasione di manifestazioni Internazionali il servizio di traduzione simultanea svolto in ca bina dalle nostre interpreti rende possibile limmediata comprensione fra ospiti di lingua di versa.

– Consecutivo 

E la soluzione prevista per relazioni brevi o non programmate, in cui linterprete si alterna dal vivo con loratore nellintervento.

– Di trattativa 

In caso di trattativa linterprete traduce utilizzando lo specifico linguaggio tecnico del settore.

– Chuchotage 

E la traduzione “bisbigliata” che si esegue durante le manifestazioni con pochi ospiti stranieri.

  • Impianti di traduzione simultanea

Per la traduzione simultanea disponiamo e noleggiamo impianti di traduzione simultanea a raggiinfrarossi con cabine di interpretariato e cuffie.

Servizi post congressuali

  • Gestione e contabilizzazione del budget

Ci occupiamo della gestione amministrativa e della relativa fatturazione. Tutti i dati economici e finanziari dellevento vengono successivamente espressi in forma analitica attraverso la stesura di un bilancio dettagliato che riassume la parte contabile della manifestazione.

  • Traduzione atti

Tutti gli atti del convegno sono tradotti in qualsiasi lingua concordata con il cliente.

  • Pubblicazione degli atti

Curiamo la pubblicazione degli atti avvalendoci della collaborazione di case editrici o di tipografie; provvediamo al successivo invio degli atti ai partecipanti.

  • Segreteria postcongressuale

Al termine del vostro evento curiamo i rapporti con i fornitori, ci occupiamo della stesura degli atti, della loro traduzione, della stampa e del successivo invio ai partecipanti.