servizi
PRE CONGRESSO
Il successo di un congresso inizia molto prima dell’apertura dei lavori. Per questo mettiamo a disposizione un servizio completo di progettazione e organizzazione, affiancando il cliente in ogni fase della preparazione. Dalla definizione dell’identità visiva alla scelta della location, dalla gestione amministrativa al coordinamento della segreteria organizzativa, ogni attività è pianificata con precisione per garantire un evento efficace, coinvolgente e perfettamente in linea con gli obiettivi prefissati. Un approccio su misura, un unico referente e un’organizzazione consolidata consentono di ottimizzare tempi, risorse e risultati, offrendo un’esperienza fluida sia agli organizzatori che ai partecipanti.
Grafica e materiali tipografici
Progettiamo l’identità visiva dell’evento e realizziamo tutto il materiale: programmi, schede di adesione, locandine, inviti e attestati di partecipazione.
Budget e amministrazione
Gestiamo la parte amministrativa per conto del cliente: preventivi, fatturazione con fornitori e partecipanti, rendicontazione finale.
Ricerca della sede
Proponiamo soluzioni su misura per ogni formato e budget, dall’hotel congressuale alla villa esclusiva, dalle location romane alle sedi europee.
Segreteria, mailing e materiale personalizzato
Gestiamo le adesioni, la mailing list e tutta la corrispondenza precongressuale. Inoltre forniamo e personalizziamo kit congressuali per i relatori.
servizi
Durante il congresso
Quando il congresso prende vita, ogni dettaglio fa la differenza. Coordiniamo tutte le attività operative con professionalità e precisione, assicurando un’organizzazione impeccabile e un’esperienza fluida per organizzatori, relatori e partecipanti. Dall’accoglienza alla gestione tecnologica, dai servizi ECM all’allestimento degli spazi, fino ai momenti di networking e convivialità , il nostro team è presente in ogni fase per garantire il perfetto svolgimento dell’evento, valorizzandone contenuti, immagine e coinvolgimento.
Allestimento
Curiamo la messa in scena completa decorazioni, layout delle sale, spazi espositivi.
Segreteria congressuale
Reception, assistenza ospiti e consegna attestati. Il nostro staff è presente dall’aeroporto alla sede.
Educazione Continua in Medicina
Gestiamo l’intero iter ECM: registrazione dell’evento, questionari, attestati con crediti, rapporti con il Ministero della Salute. Siamo provider accreditato n. 2382.
Hostess e interpreti
Personale bilingue con esperienza congressuale. Per eventi internazionali offriamo servizi di interpretariato simultaneo, consecutivo, chuchotage e di trattativa..
Catering
Organizziamo ogni momento conviviale su misura con fornitori selezionati.
Programmi sociali
Arricchiamo il congresso con esperienze come visite guidate, degustazioni, wine tasting, serate a tema, tornei di golf.
Audio, video e tecnologia
Noleggio e gestione di impianti audiovisivi, sistemi di traduzione simultanea a raggi infrarossi, conference system e attrezzature informatiche.
servizi
Post congresso
La conclusione dell’evento rappresenta l’inizio di una fase fondamentale dedicata alla rendicontazione, alla valorizzazione dei risultati e alla diffusione dei contenuti scientifici prodotti. Attraverso un’attenta gestione amministrativa ed editoriale, supportiamo ogni passaggio successivo al congresso, garantendo trasparenza, precisione e continuità al progetto.
Rendicontazione
Stesura del bilancio analitico dell’evento con tutti i dati economici e finanziari.
Atti del convegno
Traduzione, impaginazione e pubblicazione degli atti in collaborazione con case editrici e tipografie.
Balestra Srl